M E G A B Y T E P R O D I G I O S O

Category Archive Word avanzado y trucos office

Teclas de acceso rápido a powerpoint

Os traigo en esta ocasión una serie de teclas de acceso rápido para POWERPOINT, como verás no son muchas, pero si son las que yo considero que como mínimo te pueden facilitar el trabajo con él, y eso es lo que deseo desde la creación de este tu site, MEGABYTE PRODIGIOSO. Veamos sin más preámbulos, cuales son:

 

Ctrl + G – Guardar un documento

Ctrl + Y – Guardar Como

Ctrl + B – Buscar alguna palabra dentro de la diapositiva

Ctrl + P – Imprimir

Ctrl + U – Abrir nueva presentación

Ctrl + E – Centrar

Ctrl + D – Alinear a la derecha

Ctrl + J – Justificar

Ctrl + T – Abrir ventana de configuración de fuente

Iniciar una presentación desde el principio: F5

 

Os he presentado aquí solo las más útiles, en otro artículo incluiremos el resto.

Cristóbal Aguilar.

Accesos rápidos a funciones de Excel

Aquí os traigo en este artículo unas teclas rápidas o “hotkeys”, que os pueden servir para trabajar más rápidamente y cómodamente con Excel, espero que os sean de utilidad.

F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a
MAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar
MAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente)
MAYÚS+F11 o ALT+MAYÚS+F1 Insertar una nueva hoja de cálculo
F11 o ALT+F1 Crear un gráfico que utilice el rango actual
F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la línea
F3 Pegar un nombre definido en una fórmula.
CTRL+E Aplicar el formato de número General
CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen en rojo)
CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales
CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales
CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año
CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m.
CTRL+MAYÚS+! Aplicar el formato Número con dos decimales, separador de millares y signo menos (–) para los valores negativos
CTRL+MAYÚS+& Aplicar un borde
CTRL+MAYÚS+_ Quitar los contornos
CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita
CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva
CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado

Cristóbal Aguilar.

Crear menús y barras personalizadas en Word

Vamos a realizar juntos una serie de ajustes que nos permitiran alcanzar el objetivo:

Una de las opciones más relevantes que ha tenido desde siempre Word, es justamente la de adaptarse “casi” por completo al usuario.  Entre las muchas que iremos viendo en el site MEGABYTEPRODIGIOSO está la de añadir “menús personalizados” o como se llama en español en la versión de Word 2013 “Opciones de la cinta de la cinta de opciones”.

Vamos por tantos a centrarnos en este punto, pero teniendo presente que esto sería válido desde las versiones 2010 en adelante, ya que en versiones anteriores del producto, no se usaban “SOLAPAS” o “PESTAÑAS”, sino menús.

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Veamos cómo realizar estos ajustes, que si reseño ya de antemano, que requiere que tengamos un nivel medio o avanzado de usuario. Primero que nada pulsamos sobre la “PESTAÑA O MENÚ ARCHIVO” y elegimos “OPCIONES”.

Después de esto pulsaremos “PERSONALIZAR LA CINTA DE OPCIONES”, tras lo cual seleccionaremos “NUEVA PESTAÑA”.

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 Hecho esto observaremos que de los dos paneles (el de la izquierda y el de la derecha), el situado más a la derecha y tendremos un nuevo grupo creado, al que le daremos nombre, “PULSANDO CON EL BOTÓN DERECHO DEL RATÓN SOBRE EL NUEVO GRUPO” y una vez salga menú desplegable elegimos “CAMBIAR NOMBRE” y lo mismo haremos con la pestaña, es decir hay que hacerlo dos veces. Por ejemplo al menu lo llamamos “MENU PERSONAL” y al grupo que sale inmediatamente debajo, lo llamamos “EDICIONES RÁPIDAS”.

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En el panel que tenemos en pantalla, escribimos un nombre y aceptamos.  Si todo ha salido bien, centraremos nuestra atención sobre el panel “COMANDOS UTILIZADOS” el panel de la izquierda. Después de este, nos fijaremos en el panel de la derecha y debería de aparecer el nombre del menú que hemos generado antes, lo clicamos para que quede marcado (como en la figura o imagen de abajo) y una vez que estamos seguros de que esta seleccionamos, tomaremos el paso siguiente.

Volvemos a centrar nuestra atención en el panel izquierdo “COMANDOS MAS UTILIZADOS”; este panel aparece uno debajo de otro, las opciones más comunes que podemos añadir a nuestro menú que vamos a crear.

Pues bien, lo que haremos será hacer clic sobre la opción que deseemos añadir a nuestro menú, supongamos como en el ejemplo de la foto de abajo “COLOR DE FUENTE” O “ABRIR”, acto seguido pulsamos sobre el botón “AGREGAR” y de este modo de idéntica forma iremos añadiendo todas las opciones que deseemos a nuestro nuevo menú; tras completarlo con todas las opciones que creamos oportunas, solo nos queda pulsar el botón “ACEPTAR”.

Si todo salió bien deberíamos de tener arriba en las pestañas o solapas del programa Word, el menú creado.

Pero lo mejor es que de la misma manera, podemos crearlo para POWERPOINT, EXCEL, WORD, y demás programas del paquete office.

Me equivoque y quiero eliminarlo…

No pasa nada, si al crearlo no has seguido los pasos correctos o quieres eliminarlo, sigue estos sencillos pasos:

  • Primero que nada pulsamos sobre la “PESTAÑA O MENÚ ARCHIVO” y elegimos “OPCIONES”.
  • Pinchamos en “PERSONALIZAR CINTAS DE OPCIONES”
  • De los dos paneles que aparecerán en pantalla fijamos nuestra atención en el de la izquierda y lo que debemos hacer es pulsar con el botón derecho del ratón sobre el menú que deseemos eliminar y de la ventana emergente o flotante seleccionamos “QUITAR”.
  • Pulsar el botón de abajo “ACEPTAR”

De nuevo tendremos todo como antes. También podemos pulsar el botón “RESTAURAR PERSONALIZACIONES” y dejar los ajuste como de fábrica.

Aunque requiere prestar más atención de la normal, como ves, no es tan complicado.

Cristóbal Aguilar.

Ampliación del area de trabajo en Word 2013 y vers. superiores

En ocasiones desearemos tener libre toda el área de trabajo para que podamos ver, sin problemas la pantalla del escrito con el que estamos trabajando o simplemente unos mapas que tengamos en Word, y que nos es posible visualizarlos correctamente. En este artículo de MEGABYTE PRODIGIOSO vamos a ver cómo realizar esto.

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Word lo llama la “Opciones de presentación de la cinta de opciones” o la “pestañas o barras de herramientas” según la versión que tengamos instalada en nuestro equipo, pero de todas formas suelen ser muy similares, veamos cómo realizar este ajuste sencillo pero muy práctico.

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Pulsamos sobre el botón de “Opciones de presentación de la cinta de opciones” o “mostrar u ocultar pestañas”, según la versión (en la parte superior de la pantalla, y nos fijamos si es necesario en la imagen de más abajo) y seleccionamos “Ocultar automáticamente la cinta de opciones”.

Conseguiremos con esto tener la pantalla en el máximo disponible, para presentaciones o simplemente para trabajar cómodamente. Si a pesar de ello quisiéramos volver a la presentación de pantalla original, bastará con pulsar de nuevo sobre el botón “Opciones de presentación de la cinta de opciones” o “mostrar u ocultar pantallas”, y elegir “Mostrar pestañas y comandos”.

Aunque es un ajuste muy sencillo, hay mucha gente que no lo conoce, espero os sea de utilidad en un futuro.

Cristóbal Aguilar.

Convertir un documento de PDF a WORD y a otros formatos

Para convertir un texto de PDF a WORD y que además sea modificable, tenemos un recurso WEB, que nos provee de ello, veamos cómo realizar este sencillo pero útil proceso.

Lo primero de todo es entrar en esta dirección WEB:  http://pdf2doc.com/es/; acto seguido nos aseguraremos que nos encontramos en la pestaña o solapa “PDF TO DOC”, hecho esto pulsamos el botón “SUBIR” (si la página no se muestra en español; justo arriba podemos cambiar el idioma en la que se presenta) y deberá de aparecer una ventana en donde seleccionaremos con un clic el archivo que deseamos convertir, una vez seleccionado y tras pulsar el botón “ABRIR”,  se nos muestra una pequeña ventana en donde nos dice “CARGANDO”.

pdfcargando

Ni que decir tiene que podemos elegir varios archivos al mismo tiempo para cargar (es decir cuando estamos en la ventana de selección de archivos, mantenemos pulsada la tecla CTRL + BOTÓN IZQUIERDO DEL RATÓN y conseguimos seleccionar varios archivos) y serán puestos en cola, tras la finalización de la carga aparecerá una ventana en donde se nos indicará lo mismo.

pdfdescargar

Hecho esto, solo tendremos que pulsar el botón “DESCARGAR” del archivo en cuestión y automáticamente se enlazará con nuestro WORD y se nos ofrecerá la posibilidad de abrirlo o guardarlo, en cualquier caso el documento será completamente editable (por lo menos a  la fecha de este artículo) y modificable.

Cristóbal Aguilar.

Reparar archivos dañados en Word o ilegibles

En ocasiones al ir a abrir un documento que nos han enviado por correo electrónico o simplemente que teníamos almacenado, nos encontramos con un MENSAJE DE ERROR DE WORD, que nos alerta de que el documento está dañado o que es ilegible. En condiciones normales no tendríamos solución, pero desde hace unos años WORD implementa herramientas para solucionar esto; veamos:

Primero entramos en WORD, a continuación pulsamos sobre la pestaña o solapa “ARCHIVO” y elegimos con el botón izquierdo del ratón “ABRIR”.

Acto seguido pulsamos DOS VECES SOBRE “EQUIPO”.

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Luego es tan simple como elegir de la lista de archivos que aparecerá en pantalla con un clic el archivo que está dañado; tras lo cual pulsamos sobre la pequeña fechita que aparece abajo en la ventana al lado de “ABRIR” y elegiremos “ABRIR Y REPARAR”.

Word intentará hacer lo posible por recuperar la información dañada.

Cristóbal Aguilar.

Recuperar un documento no guardado en Word

Hay ocasiones en que por cualquier circunstancia, bien sea por un fallo eléctrico o de otra índole, perdemos lo guardado en Word o simplemente no lo guardamos. Aunque Word tiene un guardado automático (del que ya vimos en otro artículo de TRUCOS DE WORD Y OFFICE) que nos provee de cierta seguridad, ya que guarda cada cierto tiempo; es plausible que por uno de los fallos antes mencionados podamos perderlo.

Pero este no es el objetivo de esta función que vamos a ver y que está disponible a partir de la versión 2013 de office (es posible que no esté disponible en otras versiones), puesto que hay ocasiones que empezamos a escribir un texto pero no lo guardamos porque no creemos que sea importante y simplemente lo cerramos diciendo que no deseamos guardarlo.

Pues aun así, podemos recuperar eso que creímos en un momento que no era  relevante, y es lo que vamos a ver ahora brevemente.

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Primero que nada entramos en WORD, luego pulsamos con el botón izquierdo del ratón en “ARCHIVO” Y elegimos “ABRIR”. Una vez hecho esto bajamos en la lista de archivos guardados que aparecerá en pantalla y observaremos como abajo del todo hay un botón en el que se muestra “RECUPERAR DOCUMENTOS SIN GUARDAR”, tendremos una pantalla similar a esta.

Tras lo cual, simplemente pulsamos dicho botón y se nos mostrará una ventana con los documentos temporales que podemos recuperar y que no han sido guardados.

 

Cristóbal Aguilar.

 

Configurar el guardado automático en Word

Word guarda por defecto cada cierto tiempo los trabajos que realizamos en nuestro equipo, por si hay un fallo de corriente eléctrica o cualquier otro fallo para en principio, salvaguardar la información.

Lo bueno es que si lo deseamos podemos cambiar este tiempo a un estadio más corto, de manera que cada minuto por ejemplo guarde nuestros trabajos, con lo que el margen de pérdida de datos va a ser menor que si no lo configuramos, para ello realizamos los siguientes pasos:

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Primero pulsamos sobre menú “ARCHIVO” y elegimos “OPCIONES”.

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De la ventana que nos aparecerá en pantalla, hacemos clic con el botón izquierdo del ratón sobre “GUARDAR” y nos fijamos en un apartado de la derecha en donde nos pone “GUARDAR INFORMACIÓN DE AUTORRECUPERACIÓN”; el valor por defecto es 10 minutos, nosotros lo cambiamos a 1 minuto.

Con ello tendremos los datos salvaguardados con más seguridad.

Cristóbal Aguilar.

Convertir un texto de Word a pdf fácilmente

Bienvenidos de nuevo a este vuestro site MEGABYTEPRODIGIOSO os vamos ahora a mostrar como podéis convertir un documento creado con Word en PDF, en caso de que necesitéis hacerlo.

Para ello, primero de todo abrimos nuestro documento pulsando sobre menú “ARCHIVO” y eligiendo “GUARDAR COMO”.

convertirapdf-sitemegabyteprodigioso

Una vez tengamos la ventana de guardar en pantalla, el resto es muy sencillo. Aplicamos un nombre a nuestro documento y antes de guardar, justo debajo del nombre que acabamos de darle al archivo hay una opción llamada “TIPO”,  hacemos clic con el botón izquierdo del ratón y desplegamos la lista, seleccionamos PDF (como se ve en pantalla); acto seguido pulsamos el botón guardar.

A partir de ahora tendremos una copia hecha en PDF de nuestro documento de Word.

 

Cristóbal Aguilar.

Proteger por contraseña un documento: Otras protecciones – Word Avanzado

En esta ocasión os vamos a decir cómo proteger por contraseña un documento en Word. Teniendo en cuenta que de esta forma no es posible verlo ni editarlo. Así podremos proteger nuestros documentos de “miradas no deseadas”.

Para ello pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre “Archivo” y obtendremos una pantalla como la que sigue:

PROTEGIDO1 - WEB MEGABYTE PRODIGIOSO

Tras lo cual simplemente elegimos “Proteger documento” y “Cifrar por contraseña”.

PROTEGIDO2 - WEB MEGABYTE PRODIGIOSO

Ni que decir tiene que la contraseña ha de ser fuerte (es decir que tenga números, letras en mayúsculas y minúsculas, además de incorporar símbolos como el cuadradillo, el dólar, etc.) ya que así haremos más difícil que se identifique  la contraseña. Por supuesto hay programas que desencriptan en la red, pero aun así les llevará más tiempo, y además no todos los usuarios tienen el nivel que requiere usarlos, aunque bien es verdad que los hay bien sencillos.

También cómo podemos ver en la imagen anterior, podemos “Marcar como final” el documento, y solo se permitirá leerlo pero no editarlo, o “Restringir edición” si lo que deseamos es permitir unos cambios determinados en el documento.

Si trabajamos en una misma oficina o lugar, también es posible “Restringir el acceso” a determinadas personas y concederles permisos a otras.

Y como colofón Word nos permite “Agregar una firma digital”, de forma que aunque no es visible, siempre habrá manera de comprobar la autoría del documento.

Cristóbal Aguilar.

 

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